费用报销是会计中最常见的事件。工作一段时间后，很多费用会计师在工作中会发现几个乱象：二级科目越来越多，科目重叠，其他费用杂七杂八。之所以会出现这样的乱象，很大程度上是因为会计人员在会计初始化之初，对费用科目的明细科目设置缺乏前瞻性和系统性的思考。
首先明确本文所指的费用账户包括销售费用、管理费用、研发费用、制造费用等。这类费用可以设置几个明细账户，即二级账户。二级科目设置要力求不重、不漏、乱、有序。为了实现这个目标，我们应该遵循几个原则。
第一，依据费用性质分大类排序。
以管理费用为例，费用可以分为以下六类：
工资费用：主要核算工资、奖金、五险一金、福利费等。管理人员；一类费用：管理部门经常发生的日常费用，如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通讯费、快递费等。专项费用：培训费、审计费、中介服务费等。办公费用：办公租赁费、物业费、水电取暖费等。摊销费用：固定资产折旧、无形资产摊销、长期摊销费用等。其他费用：上述分类不包括的费用。销售费用的分类与管理费用的分类大致相同。不同的是，销售费用中的专项费用主要是广告费、宣传费和营销费。
一方面，费用分类可以方便管理，有利于事后分析；另一方面可以有序收取费用，避免二级科目重复设置。
第二，二级科目编号要留出扩容空间。
二级科目的设置首先要保证当期费用入账。一段时间后，可能会出现新的费用，费用自然要相应增加。
成本增加需要录入会计系统，建议在不干扰原会计系统的情况下增加科目编码。比如管理费用的账号是6602，工资费用的账号可以是6602 01 01-6602 01 99。602代表“管理费用”，01代表“工资费用”，最后01-99代表三级费用账户。602 01 01-6602 01 99可容纳99个三级科目，足以保证成本科目的扩展。“管理费用-其他费用”科目编码一般设置为6602 99。
第三，费用科目不可交叉。
每一个费用科目设置后，都要确定其核算范围，对于核算范围内的费用项目，不要重复设置明细科目。例如，商务招待和礼品费，交通和桥梁通行费。如果需要使费用核算更加细化，可以并行设置几个不重叠的科目，比如“五险一金”科目可以分为养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险、住房公积金六个三级科目。
第四，其他费用要瘦身。
如果费用二级科目太少，往往会发现没有地方放。为了省事，有的会计会记为“其他费用”，最后“其他费用”会变成费用垃圾桶。当然，暂时省事，后果就是后续的成本分析会比较困难。降低“其他费用”权重的最佳方法是将经常发生的费用作为新的二级或三级科目添加。
第五，科目层级不要设置太多。
成本核算要清晰，就要减负。令人耳目一新的科目也是减负精神的体现。建议费用会计不要设置第四级科目，直到第三级科目。科目层次越少，出错的概率越低。如果需要细化三级核算的内容，可以直接将明细项目增加为三级核算。
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