会计凭证交接是指各种会计凭证从填制、取得到归档保存的全过程,即企业、事业单位和行政单位内部有关人员和部门之间的交接过程。各种证书要明确证书的填写、交付单位和数量,明确会计证书的交付程序、交接时间和接收保管的相关部门。
1.会计凭证传递的作用
会计凭证交接是指单位内部有关部门和人员之间,从编制时到归档时,会计凭证的交接程序和时间。为了更好地利用会计凭证,及时反映各种经济运行情况,提供会计信息,发挥会计监督作用,必须正确、及时地传递会计凭证,不得积压。正确组织会计凭证的传递,对于及时处理和登记经济业务,明确经济责任,实施会计监督具有重要作用。从一定意义上说,会计凭证的传递在单位内部管理的各个环节之间起着协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分。转让程序是否科学,体现了企业管理的科学程序。其职能如下:
(1)有利于完善经济责任制
业务的发生、完成、记录由数千责任人共同承担,分工完成。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面凭证,反映了经济责任制的落实情况。单位会计制度可以通过规定会计凭证的交接程序和交接时间,进一步完善经济责任制,使各项业务都能顺利办理。
(2)有利于及时进行会计记录。
从经济业务发生到账簿登记有一定的时间间隔。通过会计凭证的传递,会计部门可以尽快知道经济业务的发生和完成情况,通过会计部门内部的凭证传递,可以及时记录经济业务,进行会计核算,实施会计监督。
2.会记凭证的保管
会计凭证是重要的会计档案和经济资料,各单位应建立保管制度,妥善保管。
各种会计凭证要分类,按编号顺序排序,装订成册。封面上应注明会计凭证的名称、起止号、时间及相关人员签名。会计凭证必须妥善保管,保管期间不得借出。超过规定期限(通常为15年)的会计凭证应严格按照相关程序销毁。需要永久保存的相关会计凭证不能销毁。
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