我一直觉得我的项目总结不错。毕竟领导的反馈也是被赞赏的。直到看到另一个同事的,才知道口头表扬和真正的升职加薪是有区别的。
于是,我去咨询了一下,最后提供了两者结合的精髓,供大家参考。
在开始之前,我们先来看看写项目总结报告的目的。
第一,向上汇报,向领导展示项目的成果和项目的价值;
第二,总结反思,为后续项目做第二轮。
综上所述,两者都有利于项目经理更好的工作和升职加薪。
那么我们如何做项目总结报告呢?还有三个要素:
第一,符合结构化思维,让看报告的人容易理解;
第二,有一些项目管理的关键点,让看报告的人觉得有价值;
第三,控制细节,比如怎么展示更专业,没有错别字。
首先,让我们看看结构化思维的三个关键点:
1.主题优先
2.分类和分组
3.逻辑进展
然后,总结项目管理总结报告中的演示要点:
1.背景资料、信息和结果
2.项目的范围和最终目标
3.所有重要的成就
4.项目参与者
5.经验和总结
至于细节,我们在解释的过程中控制。
因此,根据前两部分的总结,我将其分为四个步骤:
1.主题优先
2.项目详情
3.经验和总结
4.摘要
一个一个说吧(文末有指南总结~)。
一、主题先行
在报告的开始,让别人知道你今天的主题是什么是非常重要的,这将有助于人们理解下面的内容。
一般情况下,主题会先用SCQA模型设计,有四种变体:
1.SCA:背景-冲突-答案。
2.开门见山(ASC):回答-背景-冲突。
3.突显焦虑(CSA):冲突-背景-回答。
4.突出信心(QSCA):问题-背景-冲突-答案。
我们以SCA为例:这个项目的客户是国企的提出来的。目前市面上还没有类似的产品,所以我们也没有什么参考项目。经过非常艰难的探索,这个项目完成了。甲方父亲很满意,给我们介绍了个新客户。
二、项目详情
项目细节是指项目的一些要素,也就是前面提到的:项目范围和最终目标,所有重要的成果和项目参与者。
项目的范围和最终目标是在项目规划期间确定的。这一步先把策划的内容写在报告里,再把真实情况的对比填上。
比如比较的内容可以是:什么范围发生了变化,什么原因,最终目标是否达到,为什么没有达到,达到的效果等。
所有的主要成绩,即所有的主要成绩都列在报告里,除非特别重要,不需要细说过程。
项目参与者由两部分组成,一部分是团队成员,另一部分是项目利益相关者。
这部分主要是表扬人,突出别人的成就,所以在项目中,你要知道每个主要参与者的贡献。有些人赞扬他们杰出的成就。有些人在过程中付出了很大的努力,但是结果并不是很好或者不能体现在结果中,那么就把重点放在对方在过程中的贡献上。
当然,自己的功劳也要加上,自己的辛苦也要忽略。毕竟自己的努力很容易认可功劳。
另外,相应的利益相关者,该夸的也要夸,比如不同部门的某个人,他也很帮忙,做了,这样我们的项目才能顺利进行。
三、经验和总结
经验总结分为三个部分:条目
目效果分析、项目过程中后续可参考的点、项目过程中后续需避免的内容等。
项目效果分析方面,尽量突出比较成功的点,而成功点的证明是需要内外部对比的结果来看的。
比如:
公司内类似项目相比,结果更好还是更差?
与市场上其他类似项目相比,结果是更好还是更差?
当然,做的过程中也要注意细节的考量,比如选取什么样的指标和数据去评价,哪些方面领导认可的权重更大,都需要考虑进去。
另外提醒,这个地方还挺能显示你的分析是否专业的,数据支撑加印象深刻的数据可视化显示绝对加分。比如说,你的是这样的:
别人的是这样的:
看起来怎么样?即使是一样的数据,显示不同,效果差别也很大。
当然,数据可视化不一定要自己搞,工具应该是项目经理的强项,这里推荐两个可视化网站:豌豆BI(个人免费),酷屏(按需定制收费),大家可以根据自己情况去尝试一下。
项目过程中后续可参考的点,是表达这次项目中做起来效果比较好的方式,后续可沿用。
项目过程中后续需避免的内容,是表达这次项目中,有些方法使用起来不是很好用,下次类似情况不再使用同类方式,且可说出思考后的替代方式。
四、摘要
很多人听过一长串的报告之后,会容易忘记前面的内容,在结尾可以做一个简单的总结,让大家再回忆一遍整体内容,以便做出应有的评价。
五、几点注意
1、注意结构化思维应用,比如同一类问题归纳总结、新步骤开始之前内容连贯。
2、注意细节:标题、标点、错别字、排版等。
3、观点需借助数据支撑,比如突出别人成就时、比较项目效果时。
好了,内容到这就结束啦,整体内容总结如下:
自己实战经验,希望能给到你一些启发!为了让我们一起成长得更快,期待你的点赞、分享!
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