进出口贸易流程(如何做进出口贸易业务)
01
客户询问。
一般来说,在客户下单之前,他们会有相关的订单查询,以便业务部门了解一些细节。
02
出价
营业部应及时回复客户的询问,并确定商品的名称、型号、生产厂家、数量、交货日期、付款方式、包装规格、柜型等。并且形式发票应向客户进行正式报价。
03
接到命令。
经过协商,我们收到了客户的正式订单。
04
下生产订单。
收到客户订单确认后,向工厂下订单,安排生产计划。
05
业务批准
业务部门接到订单后,首先制作业务审核表。如实填写《出口合同审核表》,尽量列出各种预计费用。对于合同批准,应附上客户订单和工厂采购合同的传真副本。审批表应由业务员签字,部门经理批准,再报管理部人员批准后实施。如果金额较大,或者有预付款、佣金等条款,必须经过公司总经理批准。合同批准后,制作销售订单,提交给部门流程人员跟进。
06
发布生产通知。
在确定交货日期后,如果满足以下条件,业务部门可以发出生产通知,通知工厂按时生产:
-6.1.如果客户用信用证付款,通常会确认在交货日期前一个月收到信用证。业务员和书证员收到信用证后,分别对信用证进行审核,查看是否有错误,是否能保证交货日期,以及其他可能出现的问题。如有问题,请客户立即更换信用证。
-6.2.如果您是电汇付款的客户,请确认已收到定金。
-6.3.如果是客户出账,或者通过银行承兑交单等方式收汇。这需要经理确认。
进出口贸易流程(如何做进出口贸易业务)
07
检查货物
-7.1.交货日期前一周,通知公司检验员检验货物。
-7.2.如果客人想自己检查货物或指定检查员检查货物,他应在交货日期前一周与客户预约检查货物,并将检查日期通知计划部。
-7.3.如果客人指定第三方检验公司或公正的公司对货物进行检验,应在交货日期前两周联系检验公司,预约检验时间,并确保时间安排在交货日期之前。确认后通知工厂检查时间。
08
制作基本文件。
工厂提供的包装材料,以及出口合同、出口商业发票、装箱单等文件。(应由商务跟单商准备并移交给文件证据官员)。
09
商品检验
如果是国家法定商检产品,向工厂订货时应说明检验要求,并提供出口合同、发票等检验所需材料。而且以后还要告诉工厂产品的出口港,这样工厂才能办理商检。商品检验和更换证书/物品应在交货前一周获得。
10
包机预订
-10.1.如果与客人签订的合同是中国离岸价,通常客人会指定一家运输代理或船运公司。我们应该尽快联系货运代理,告知交货意向,知道要安排的出口港,装运时间表等。和q确认从工厂发货是否能早于发货时间表至少一周,发货时间表是否能满足客人要求的发货时间。书面订购通知应在交货日期前两周发送给货运公司,订购纸通常可以在开航前一周获得。
-10.2.如果卖方支付运费,应尽快咨询船公司或船公司关于装运时间表、运费率和起运港。比较后,选择发货
a-track="45">-10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
-10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11
安排拖柜
-11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
-11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
-11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12
委托报关
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13
获得运输文件
-13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
-13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
-13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14
准备其他资料
-14.1.商业发票:L/C要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
-14.2.FORMA原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
-14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
-14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
-14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
15
交单
-15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
-15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
-15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
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业务登记
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
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文件存档
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
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注意变动
单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。
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