行政费用包括哪些内容,公司行政费用管控措施

为保护集团利益，规避企业经营风险，根据集团实际情况，特制定如下财务管理规定：

一、审批权限及签批流程规定：所有项目的付款和报销都要按照以下审批权限和审批流程办理审批手续后，财务部才能安排付款和报销工作。

（一）审批权限

1、工程付款类审批权限

项目支付金额不足5万元(含5万元)的，经项目负责人签字认可后方可支付，超过5万元(含5万元)的，经公司董事长签字认可后方可支付。

2、销售类付款审批权限

销售支付金额不足1万元(含1万元)的，经项目负责人签字认可后方可支付，超过1万元(1万元以上)的，经公司董事长签字认可后方可支付。

3、行政费用类付款审批权限

行政费用金额不足5000元(含5000元)的，经项目负责人签字批准后方可支付，超过5000元(含5000元)的，经公司董事长签字批准后方可支付。

（二）签批流程

1、项目负责人签批流程：

经办人-经办部负责人-相关部门负责人-项目财务-项目负责人。

2、公司董事长签批流程：

经办人-经办部负责人-相关部门负责人-项目财务-项目负责人-公司董事长。

签批流程说明：

1)工程付款包括所有工程费用和工程材料设备的采购费用。

2)工程付款相关部门负责人应包括工程部和预算成本部负责人。

3)销售款主要指销售部门发生的销售费用。如不涉及相关工程部门，则无需相关工程部门签字认可。

4)行政费用支付主要是指除工程和销售款以外的其他费用，不涉及相关工程部门，不需要相关工程部门签字认可。

二、付款报销单据填写规定

1.费用报销单：经办人员按财务要求填写费用报销单，注明支出用途(支出用途按发票内容填写)、支出金额、经办人员、附件数量等。

2.报销单粘贴单：经办人员将获得的零散票据粘贴在报销单粘贴单上，票据粘贴整齐有序。

3.所有费用报销原则上采取“一次一案”，报销单据按费用类型分别填写。同一类费用可填写一份报销单，但每笔费用的原因应分别注明。

三.票据基本规定

1.发票：必须使用税务机关统一印制的发票，并加盖发票专用章。

2.行政事业单位专用收据：必须使用财政部门统一印制的票据，并加盖收款单位财务专用章。

3.发票或收据必须注明单位全称、业务内容、金额等。业务内容必须与开票公司的发票内容和业务范围一致。发票金额必须一致，不得涂改或补充。

4.原票据有误的，由出票单位重开。原票据遗失或者未取得票据的，经办人员应当说明原因，报财政部门批准后方可报销。

5.不得发放费用报销，包括但不限于税法规定的下列不得税前扣除的支出项目：

旅行社开具的旅游费、考察费、会议费、差旅费等服务发票。

礼品、奖品等增值税普通发票。由贸易公司发行；

高尔夫俱乐部和健身俱乐部开具的会议费发票。

6.专家咨询费报销需附专家名单，包括姓名、身份证号、劳务费金额、个人所得税金额。

7.如果发票内容为会议费，则应附有附件，包括会议时间、地点、地址

1.财务报销限制：原则上在费用发生后一周内。如有特殊原因需要一周以上的，需提前与财务部门沟通，经批准后最多可延长一周。基本要求发票不能跨月。如果需要跨月，需要经过财务部门审批。如有未偿还的现金借款，执行前款不明确、后款不借款的原则。经财务部与经办人员沟通后，经办人员仍拖延报销的，暂停经办人员报销所有费用。经财务部两次催款仍未结清账户的，暂停支付工资，直至报销。

2.公司严格规范无票购买行为。与外国谈判合同时，合同价格应为含税价格。经办部门在办理支付报销业务时，必须按规定取得合规票据，并对取得票据的合规性负责。所有经财务部核实不符合要求的票据将不予报销。

3.费用报销和支付事宜。所有归属于开发项目的成本费用，必须标注发生支付报销业务的具体项目名称，以便财务根据项目名称归集计算成本费用。

4.一般采用向其他单位付款。

银行转账方式。若需采用现金等其他方式结算，需事前和财务沟通。

5、所有对外报销及付款，付款前经办人或供应商需将发票提前提供到财务，未按要求提供发票的，财务按制度规定将不予付款报销，特殊情况不能提前提供发票的，需事前和财务沟通。经办人在付款前须提供收款人全称、收款银行及账号等信息，若因填写有误造成付款延误，由经办人承担相应责任。

6、公司所有合同付款，要详细填写付款理由、合同金额，本次付款金额，累计付款金额（包含本次付款金额），未付款金额。

7、为加强工程付款管控，保证公司资金安全无风险支付，所有项目工程付款，凡涉及工程结果验收、采购物品验收和需检测检验的，付款申请后要附工程结果验收单、采购物品验收合格单、检测检验报告单（需要技术检测的事项），财务付款前发现未附以上验收和检测检验单的，有权暂时拒绝付款，待经办部门补全相关资料后财务才能付款，由此原因延迟付款并影响工程进度的，财务不负延迟付款责任。

8、申请工程付款，要按合同分别单独申请，如遇特殊情况，需要合并申请的，一定要注明每个合同合同金额和付款金额，凡未注明的，经办部门需补充注明后，财务才能付款。

9、发票查验：对于收到发票，财务出纳必须登录税务局官网查验真伪，假发票一律退回并拒绝付款。

10、关于替票：特殊情况，确需替票的付款事项，经办人要事前和公司负责人及财务沟通，经同意后才可办理付款事项。替票事项报销前，经办人要填写替票说明，详细说明替票原因，并附上原始票据，替票说明要由经手人、部门负责人、项目负责人等相关领导签字。

11、购买材料、办公用品及资产购置，需事前填写《材料物品申购》申请单，项目负责人审批通过，经办部门才能办理采购事宜，财务依据审批后的《材料物品申购》单安排付款报销。材料、办公用品及资产购置后，相关收发部门需做好验收、登记、保管、发放工作。付款报销时，发票后须附出入库单，否则财务拒绝付款。

12、集团公司总部及集团其他公司人员为办事发生的成本费用，一律计入总经项目进行核算，由总部财务付款或报销。

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