应付账款管理制度与流程,应付账款管理制度细则

1.目的

为规范采购操作步骤和方法，满足应付账款入账和账户调整的管理要求，防范公司在应付账款处理过程中的经营风险，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司设备、工具、成型软件、固定资产(不含公司长期代理产品)的采购控制。

3.定义

3.1供应商:是指能够向买方提供货物、项目和服务的法人或其他组织。

3.2抽货检验标准:本标准是采购货物检验的参考标准，由技术部或其他有职责的相关部门编制，报采购中心汇总。

3.3货物检验报告:是货物验收部门和人员在验收货物后对采购的货物给出验收报告和处理意见。

3.4无票应付款:所购货物所有权已转让给我公司，但供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款。供应商发票交付财务部后，未开票的应付款项转入应付账款。公司未支付的应付款和应付账款构成公司资产负债表上的应付账款。

4.管理规定

4.1物资采购报销流程。

4.1.1材料采购前，材料申请人应先填写采购计划，经部门领导签字同意后，将“采购计划表”提交给采购人员，由采购人员制作“采购订单”进行采购。

4.1.2采购材料、工具和器具，特别是固定产品时，采购人应坚持先取样，并征得使用部门和/或领导同意后再采购或定制。

4.1.3物资采购返本单位时，必须经物资使用部门(仓库经理)审核、验收、签字，并出具“入库单”。

4.1.4物资采购报销必须凭发票，不允许白条报销。

4.1.5物资采购前，提前借用物资必须经财务主管领导签字认可后方可借用，并执行借用流程；购买材料后，应及时报销。

4.1.6材料采购的报销应填写报销单，并执行费用报销流程。

4.1.7凡不按上述规定采购的，财务部及各业务部门财务人员一律拒付。

4.2应付账款入账程序。

4.2.1应付票据。

(1)财务部业务会计审核采购订单、供应商发票、检验入库单，即“三单合规”审核。

(2)三个订单中的第一个“采购订单”是指由采购合同、采购订单和分包订单组成的合同文件。第二张“供应商发票”是指由发票和收据组成的发票凭证。第三种入库单是指由入库单、质检单、运输提单组成的入库单。

(3)财务部业务人员审核“三单相符”后，按照会计审核审批程序，编制会计凭证并入账。

(4)相关部门对合同和订单的原始修改应及时传递给财务部。

4.2.2无票应付款。

(1)库管员收到供应商的合格货物后(检验合格后)，填写入库单，并将入库单信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。

(2)财务部检查每张收据，确保信息准确。收到的不带票的货物被记为预计收据。

(3)财务部应及时与采购部联系，对货物入库一个月以上仍未收到发票的应付款项进行跟踪。

4.2.3应付款。

(1)供应商开具发票，从未开票的应付款项转入应付款项时，必须经过“三级订单合规审核”。财务部业务人员只有在“三票合规审查”后，才能将未开票的应付款项转入应付账款。将估计收货项目转移到库存项目。

(二)财政德

(4)生产部每月28日前将供应商因质量原因退货、向供应商索赔的信息传递给财务部，财务部相应调整当月应付账款。

(5)供应商对应付账款的任何调整必须基于充分的证据，并经财务经理和相关人员书面批准。这些基础应附在相应的调整证书上。

(6)变更供应商名称，必须取得供应商提供的合法资料，并经财务部门经理批准。这些数据应附在相应的调整证书上。

4.3应付账款账龄分析。

4.3.1财务部每季度分析一次应付账款账龄，分析资金安排和使用的合理性。

4.3.2财务部每月用借方余额打印出应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部门和相关部门应及时联系供应商解决问题，并在一周内将结果通知财务部门。对于借方余额超过两个月的应付账款，财务部应向财务经理和总经理提出书面报告。

4.4对账。

4.4.1财务部每月对应付账款总账、明细账进行核对，会同商务部采购人员对明细账中存在的差异、异常项目、长期未清项目进行调查，经财务经理书面批准后及时处理。

4.4

.2财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。

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