会计凭证:是记录经济业务,明确经济责任,以一定格式编制登记会计账簿的书面凭证。用来记录经济业务发生情况、明确经济责任并作为记账依据的书面证明。有原始凭证和会计凭证。前者是原始书面证明,如销售发票、付款收据等。可以在经济业务首次发生时立即填写。后者以原始凭证为基础,作为账簿中记录的每一个分类账的书面凭证,如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
会计凭证的转移
会计凭证的传递,是指单位内部有关部门和人员之间,从取得或填制之时起,按照规定的时间和路线,经过出纳、审核、记账、装订到归档保管的过程,办理业务手续和处理的过程。
会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递程序。
各单位应根据经济业务特点、机构设置、人员分工和经营管理需要,明确规定会计凭证的关联及其流程。要使会计凭证经过必要的环节进行审核处理,避免会计凭证停留在不必要的环节,以保证会计凭证沿着最简单、最合理的路线传递。
会计凭证的交付时间是指各类凭证在各经办部门和环节停留的最长时间。应综合考虑正常情况下各部门及相关人员办理经济业务所需时间,合理确定。定义会计凭证的交付时间,可以防止凭证的延迟处理和积压,保证会计工作的正常秩序,提高工作效率。所有会计凭证的传送和处理应在报告期内完成。否则会影响会计核算的及时性。
会计凭证的传递过程是指凭证传递过程中的连接过程。它应该是完整的,严谨的,简单的。凭证的接收、交付和交接应按一定的手续办理,以保证会计凭证的安全和完整。
会计凭证的传递路线、时间和程序也要根据实际情况的变化及时修改,确保会计凭证传递的科学化、制度化。
会计凭证的装订
会计凭证装订是指将按照编号顺序定期整理好的会计凭证,加上封面和封底,装订成册,并在装订线上盖章。封面上应写明单位名称、年、月、会计凭证种类、起止日期、起止号、会计凭证号和原始凭证号,并加盖主管会计印章。如果使用单一类型的会计凭证,在整理绑定凭证时,会计分录必须保持完整。所以要按照凭证号的顺序进行还原绑定,不要受科目分类的约束。各种重要的原始凭证,以及需要随时查阅和归还的各种文件,都要单独编目,单独登记保存,相关的会计凭证和原始凭证都要标注日期和编号。合并会计凭证的封面如下表所示:会计凭证的封面凭证类型:xx年本月总账簿的第一本书编号:从第一本书日期到第一本书日期:从当月日期到当月日期;单位名称:会计师:装帧:会计凭证的装帧要求既要美观大方,又要便于阅读,所以首先要设计好装帧书的数量和每本书的厚度。一般来说,一张凭证的厚度应该在1.5到2.ocm之间,太厚不便于阅读和检查,太薄不便于盖章和放置。装订凭证的数量可以根据凭证的数量来确定。装订凭证原则上按月装订,每月装订成一册或几册。有些单位业务量小,凭证少,把几个月的凭证合并成一本书就够了,只要在凭证封面注明本书包含的凭证月份即可。为了使装订好的会计凭证外观美观,装订时应考虑凭证的统一性,尤其是装订线的位置。如果太薄,可以用纸将一些三角形的纸条折叠起来,在这里均匀的垫上,保证其厚度与券中间的厚度一致。有的会计在装订会计凭证时采用边角装订法:装订简单易行,也很好。其具体操作步骤如下:
(1)剪下凭证的封面和封底,分别贴在凭证的正面和背面,然后再拿另一张同样质地的纸(可以找另一张凭证封面,剪下后半部分使用,另一半用于下一张凭证)放在封面的上角做护角线。
(2)在凭证左上角画一个长5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上均匀打孔两个。
(3)将一根大针引线穿过两只眼睛。如果没有针,可以把夹子拉直,然后把两端往同一个方向折,再把线穿过中间夹住,这样就可以把线牵起来,因为一般装订机做的眼孔都可以穿过去。
(4)在凭证背面打个结。绳子最好系在证书的中间。
(5)将护角折至左上角,剪去一面至凭证左上角,然后涂胶。
(6)向后折叠,将线扣贴在侧面和背面。
(7)晾干后,在凭证本背面写上“某年某月有多少卷”字样。装订机在装订线封口处签名或封口。现金凭证、银行凭证、转账凭证应按顺序编号,序号每月从头编一次。如果公司的凭证很少,可以全年按顺序编号。
会计凭证的保管
会计凭证保管是指对处理后的会计凭证进行整理、归档和保存的全部工作。保管会计凭证是保证会计数据完整性和安全性的重要环节。会计凭证的存储内容主要包括:
1.平时,装订好的会计凭证应交给专人保管。年终决算后,年度凭证必须交档案馆登记、归档和集中保管。
2.查阅档案中保存的文件,应当经过一定的审批程序,并登记姓名、日期、人员姓名、工作单位和理由
原始凭证不得借出。其他单位因特殊原因需要使用原始凭证的,经本单位会计机构负责人和主管会计人员批准,可以复印。提供给其他单位的原始凭证复印件应当在专用登记簿上登记,并由提供者和接受者共同签名或者盖章。
3.会计凭证的保管期限按照会计制度执行。会计
证的保管期限分为永久和定期保管两种。除年度会计报表及某些涉外的会计凭证、会计账簿属于永久保管,其他属于定期保管,期限为3年、5年、15年和25年五种。
4.会计凭证保管期满销毁时,必须严格按制度规定执行,登记造册,报单位领导审批后,方可销毁。
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